كيفية كتابة تقرير

تُعتبر كتابة التقرير من النشاطات والمسؤوليات الإداريّة المهمة والمؤثّرة في كافة المستويات الخاصة بعملية التواصل والاتصال والتقنيات المستخدمة فيها، كما تُساعد كتابة التقرير على المحافظة على الوقت، وتساهم في توفير تغذية راجعة تدعم صناعة القرارات المتنوعة، وتعتمد كتابة تقرير بشكلٍ عام على تنفيذ مجموعة من الخطوات الرئيسيّة والضروريّة، وهي

تحديد الهدف الأساسيّ من كتابة التقرير:

هو تحديد الطبيعة الخاصة بالتقرير، وإدراك المبرّرات والأسباب التي أدّت إلى إعداده، والجهة أو الإدارة التي تريد الحصول عليه، ويعتمد ذلك على مكونات ونوع التقرير، فالتقارير الماليّة تُعدّ تقارير مُتخصصة بتحديد الحالة الماليّة لمنشأة ما، وتشمل: الإيرادات، والالتزامات، والمصروفات، بينما تقارير المبيعات تُعد تقارير مُتخصصة بتحديد كميات السّلع المباعة وأسعارها.

الاستعداد لإعداد التقرير: هي الخطوة التي تعتمد على الهدف من إعداد التقرير ونوعه، فمثلاً التقارير السنويّة التي تُعد في نهاية السنة غالباً لمنشأة معينة تحتاج إلى مجهود أكبر من التقارير التي تُعد بشكلٍ يومي أو شهري، والآتي مجموعة من العناصر المهمة أثناء إعداد التقرير:

التّقرير الإخباريُّ:

هو نوع ٌمن أنواع التّقارير الّتي تبيُّن أسباب حدوث الخبر، والّذي يُشاع استخدامهُ في الوسط الإعلاميّ، حيث إنّهُ يعمل على تقديم المعلومات بطريقةٍ وافيةٍ ودقيقةٍ في جميع الحقول السّياسِيّة والاجتماعيّة وكذلك الاقتصاديّة.[٤

التّقرير البحثيّ:

هو نوعٌ من أنواع التقارير الّتي تتمحور حول موضوع مُعيّن يتم البحث عنه، حيث تكُمّنّ أهمّيّة التّقرير البحثيّ أنّهُ يعمل على اختصار تّقارير تحتوي على نصوص طويلة وتقديم هذه النُّصوص بفقراتٍ مختصرة تتّصِفُ بشُّمولِيّة جميع المعلومات المتعلّقة بالبحث.[٢] التّقرير الإداريّ: هو نوعٌ من أنواع التّقارير التّي تحتوي على جميع المعلومات المتعلّقة بمشاكل محدّدة وعرض تحليل منطقيّ حول هذه المشاكل، وكذلك اقتراح حُلول لهذه المشاكل، بحيث يتم تقديم التّقرير على صورة وثائق يتم تَوجيها إلى جهة مُعيّنة.